＜リバースオークション戦略＞ 契約書の見直しをしないと・・・

比較購買では、仕様を明確にし、常に新しい業者を入れて見積を取ることが絶対条件ですが、それを踏まえたうえで稟議が行われれば、購買・調達する多くのモノやサービスは適正な価格で購買することが可能になります。

ところが、見積を取得し稟議にかけても、そこをすり抜けてしまう厄介なものが実はあります。この中に見積と稟議の管理だけでは見えてこない「コスト削減の可能性」が眠っているのです。

 

たとえば、業務委託契約があるとしましょう。

業務委託には社内の健康診断や、所有するビルのメンテナンス業務・清掃業務などがあります。

このような業務委託契約を締結し委託先を決める際、見積と稟議のプロセスを回すことで支出は見えてきますが、それは初年度のみです。

 

問題はその次の年から、見えない形で発生します。 通常、業務委託契約は自動更新という契約形態になっていることが多いためです。

「本契約の契約期間は契約日から１年とする。ただし、契約期間終了の３カ月前までに甲乙事前に申し出がない場合は、さらに１年契約を延長するものとする」といった具合です。

単価だけが契約上決まっていて、使用した量によって請求されるコピー機のカウンター料金なども同様です。自動更新でなくても複数年の契約になっていたりします。

 

このような契約形態では、大きな問題がなければ自動更新をしていくのが通例です。会社によっては、この形態で30年も変更していないというケースもあるくらいです。

自動更新の契約は要注意

このような自動更新の場合、どのようなことが起こるでしょうか？

業者さんは、毎月、もしくは年に一度、請求書を担当者に送ります。

受け取った担当者はそれを確認して、上司に「支払い」の承認をもらい経理に回します。

経理は回ってきた請求書について、「その契約があるか」「契約が有効か」、責任者の「承認」があるか、を確認して、問題がなければ「自動的に」その金額を支払います。

 

見直しが行われなければずっとこのようなことが続くのです。

 

 

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